GDPR e nLPD

Se il vostro esercizio è in Svizzera, si applica la nLPD (legge federale sulla protezione dei dati, riveduta, in vigore da settembre 2023).

Il GDPR europeo si aggiunge se vi rivolgete anche a una clientela stabilita nell’Unione europea — cosa frequente in una regione di confine come Ginevra. I due testi poggiano sugli stessi principi, e rispettare il più esigente dei due vi mette in regola per entrambi.

1. Informare le persone che vi chiamano.

Devono poter sapere che la loro richiesta è trattata da un agente automatizzato e che i loro recapiti vengono registrati. L’agente si presenta come il vostro assistente e non si spaccia mai per un essere umano. Aggiungete una menzione sul vostro sito e, se ne avete uno, nel vostro libretto di accoglienza: bastano poche righe.

2. Nessuna registrazione audio.

Appela non registra le chiamate: nessun file audio viene conservato. La trascrizione scritta e il riepilogo bastano per ritrovare ciò che è stato detto. L’art. 179^ter del Codice penale svizzero punisce la registrazione di una conversazione all’insaputa dei partecipanti: con Appela questo rischio non esiste.

3. Scegliere una durata di conservazione.

Conservate i dati per il tempo che vi è utile, non di più. L’impostazione propone 30, 90, 180 o 365 giorni; la cancellazione è poi automatica. Trenta giorni vanno bene per la maggior parte degli esercizi.

4. Rispondere alle richieste dei vostri clienti.

Un cliente può chiedervi quali dati detenete sul suo conto, farli correggere o cancellare. Trovate la sua scheda e il suo storico di chiamate dal vostro spazio. Se la richiesta arriva direttamente a noi, ve la trasmettiamo.

5. Tenere un registro, se ne siete tenuti.

Le imprese con meno di 250 collaboratori ne sono largamente dispensate, salvo trattamenti ad alto rischio. Un salone o un ristorante che utilizza Appela per prendere appuntamenti non è in linea di principio interessato. In caso di dubbio, chiedete al vostro fiduciario.

• Nessuna registrazione audio delle chiamate, mai.
• La cancellazione automatica alla scadenza che avete scelto, sia da noi sia presso il nostro fornitore di telefonia.
• La cifratura degli scambi e la compartimentazione dei dati tra account.
• L’inquadramento contrattuale dei nostri stessi subfornitori, anche per i trasferimenti fuori dalla Svizzera e dall’Unione europea.
• La notifica in caso di violazione dei dati che presenti un rischio.

• Accesso: sapere quali dati sono trattati e ottenerne una copia.
• Rettifica: far correggere un’informazione inesatta.
• Cancellazione: far sopprimere dati che non sono più necessari.
• Opposizione: opporsi a un trattamento fondato su un interesse legittimo.
• Portabilità: ricevere i propri dati in un formato leggibile da una macchina.
• Revoca del consenso, in qualsiasi momento, per ciò che ne dipende.

Queste richieste vanno anzitutto a voi, in quanto titolari del trattamento. Per i dati del vostro account, scriveteci a contact@appela.ai: rispondiamo entro trenta giorni.

Il GDPR (art. 28) e la nLPD esigono un contratto scritto tra titolare e responsabile del trattamento. Le nostre condizioni generali e la nostra informativa sulla privacy ne fanno le veci: precisano l’oggetto, la durata, la natura del trattamento, le categorie di dati e i nostri obblighi.

Se il vostro fiduciario o il vostro consulente desidera un accordo di trattamento distinto, scriveteci e ve lo forniamo.

Potete rivolgervi all’Incaricato federale della protezione dei dati e della trasparenza (IFPDT) in Svizzera, oppure all’autorità di controllo del vostro Paese se il GDPR vi è applicabile. Preferiamo evidentemente che scriviate prima a noi.

Questa pagina spiega come Appela si inserisce nei vostri obblighi. Non sostituisce un parere giuridico: la vostra situazione può presentare particolarità, a seconda della vostra clientela e dei dati che trattate per altre vie. Per una posta in gioco importante, fate rileggere il vostro dispositivo da un professionista.