Politique de confidentialité

Soclic Group Sàrl, Rue de la Navigation 1, 1201 Genève, Suisse (CHE-430.016.769), édite Appela.

Deux rôles se superposent, et la distinction compte. Pour les données de votre compte — votre nom, votre établissement, votre facturation — nous sommes responsables du traitement. Pour les données de vos clients — les personnes qui appellent votre établissement — c’est vous le responsable, et nous agissons comme votre sous-traitant : nous ne traitons ces données que pour vous fournir le service, selon vos réglages.

Concrètement, c’est à vous d’informer vos clients de l’usage que vous faites de leurs données et de répondre à leurs demandes. Nous vous en donnons les moyens et nous vous assistons.

Pour votre compte :

• Identité et coordonnées : nom, adresse e-mail, nom et adresse de l’établissement, numéro de téléphone.
• Réglages du service : horaires, prestations ou tables, collaborateurs, tarifs, voix et langue de l’agent.
• Facturation : formule, historique des paiements, coordonnées de facturation.
• Journaux techniques : connexions, erreurs — nécessaires au fonctionnement et à la sécurité.

Pour les personnes qui appellent votre établissement :

• Numéro de l’appelant, date, heure et durée de l’appel.
• Contenu de la demande : ce qui a été dit et ce que l’agent a répondu, sous forme de transcription et de résumé.
• Données du rendez-vous ou de la réservation : nom, prestation ou nombre de couverts, date, heure, notes éventuelles.
• Aucun enregistrement audio : les appels ne sont jamais enregistrés.

Nous ne demandons jamais à l’agent de collecter des données sensibles, et nous vous déconseillons de le configurer pour le faire.

Les appels ne sont jamais enregistrés. Aucun fichier audio n’est conservé, ni chez nous ni chez nos prestataires : seuls une transcription écrite et un résumé de chaque appel sont gardés, pour que vous sachiez ce qui a été demandé. En Suisse, l’art. 179^ter du Code pénal réprime l’enregistrement d’une conversation à l’insu des participants : nous avons fait le choix de ne pas enregistrer du tout.

Vous choisissez la durée de conservation des transcriptions — 30, 90, 180 ou 365 jours. Passé ce délai, elles sont supprimées automatiquement, chez nous comme chez notre prestataire.

• Exécuter le contrat : répondre aux appels, enregistrer les rendez-vous, envoyer les rappels, facturer l’abonnement.
• Respecter nos obligations légales, notamment comptables.
• Notre intérêt légitime à faire fonctionner et sécuriser le service : journaux techniques, prévention des abus.
• Votre consentement, pour ce qui en relève : la connexion de votre agenda Google.

Personne ne consulte vos données pour son propre compte. Nous faisons appel aux prestataires ci-dessous, chacun pour une tâche précise et sans droit d’en faire autre chose :

Certains de ces prestataires sont établis hors de Suisse et de l’Union européenne, notamment aux États-Unis. Les transferts s’appuient alors sur les clauses contractuelles types de la Commission européenne et sur les garanties reconnues par le Préposé fédéral. Nous ne transmettons vos données à aucune autre entreprise, et nous ne les vendons pas.

Si vous connectez votre agenda Google, Appela accède uniquement aux événements de votre agenda et à l’adresse e-mail de votre compte Google. Nous nous en servons pour une seule chose : inscrire dans votre agenda les rendez-vous et réservations pris par Appela, les mettre à jour ou les retirer, et lire vos créneaux occupés pour ne pas proposer une heure déjà prise.

Ces données ne sont ni vendues, ni transmises à des tiers, ni utilisées pour de la publicité, ni utilisées pour entraîner des modèles d’intelligence artificielle. Personne chez nous ne les consulte, sauf avec votre accord pour résoudre un problème, pour des raisons de sécurité ou si la loi l’exige.

L’utilisation par Appela des informations reçues des API Google respecte les Règles relatives aux données utilisateur des services API Google, y compris les exigences d’utilisation limitée.

Vous pouvez retirer cet accès à tout moment depuis Paramètres dans Appela ou depuis votre compte Google. La synchronisation s’arrête aussitôt.

• Transcriptions et résumés d’appels : la durée que vous avez choisie, puis suppression automatique.
• Rendez-vous, réservations et fiches clients : tant que votre compte est actif.
• Pièces comptables et factures : dix ans, durée imposée par le droit suisse.
• Après la fermeture du compte : suppression des données du service sous trente jours, hors pièces comptables.

Vous pouvez demander l’accès à vos données, leur correction, leur suppression, leur portabilité, ou vous opposer à un traitement. Écrivez à contact@appela.ai : nous répondons dans les trente jours.

Si une personne ayant appelé votre établissement nous écrit directement, nous vous transmettons sa demande — c’est vous le responsable de ces données — et nous vous aidons à y répondre.

Le détail de ces droits figure sur la page RGPD et nLPD.

Les échanges sont chiffrés en transit, les données au repos le sont chez nos hébergeurs, et l’accès aux données d’un compte est cloisonné : un client ne peut pas voir celles d’un autre. Les clés d’accès à nos prestataires sont détenues côté serveur et ne sont jamais exposées au navigateur.

Aucun système n’est infaillible. En cas de violation de données présentant un risque, nous informons les personnes concernées et le Préposé fédéral à la protection des données et à la transparence dans les meilleurs délais.

Le site utilise les cookies nécessaires à son fonctionnement : garder votre session ouverte et mémoriser votre langue. Nous ne posons pas de cookie publicitaire et ne suivons pas votre navigation sur d’autres sites.

Toute modification substantielle vous est signalée par e-mail ou dans l’application avant son entrée en vigueur. Pour toute question : contact@appela.ai.

Vous pouvez également adresser une réclamation au Préposé fédéral à la protection des données et à la transparence (PFPDT), ou à l’autorité de contrôle de votre pays si le RGPD vous est applicable.